Organizzare workshop e promuovere eventi b2b nel 2020

L’importanza di organizzare workshop nel b2b

Gli eventi b2b si confermano essere tra gli strumenti più efficaci per la crescita di un’azienda. Sono solitamente dedicati alla formazione, e prevedono quindi l’organizzazione di workshop e occasioni di networking. In ogni caso, queste occasioni costituiscono una parte fondamentale della strategia di promozione e crescita nel b2b. In particolare, organizzare workshop studiati su misura per i potenziali clienti o partner che si vogliono raggiungere, permette di creare contatti mirati e qualificati. Si tratta, inoltre, di un’ottima opportunità per valorizzare la propria realtà aziendale, i risultati raggiunti ed annunciare gli obiettivi futuri.

Per gli invitati che parteciperanno al workshop, questo sarà un’importante opportunità di formazione e networking. Questo è il messaggio chiave che di devi veicolare quando promuovi il tuo evento. Come sostiene Philip Kotler, tra i più grandi esperti di marketing al mondo: 

“I clienti sono interessati soprattutto a qualità, assistenza e valore.” 

In questo articolo troverete le azioni da intraprendere per una perfetta riuscita del vostro evento. Scopriamo dunque nel dettaglio cos’è un workshop, come promuoverlo in modo veramente efficace e come usarlo per ottenere grandi vantaggi!

Cos’è un workshop in Italia

Prima di iniziare, è necessario essere certi di sapere cos’è un workshop e come viene utilizzato tra gli strumenti di business in Italia. Durante questi eventi si offre al proprio pubblico target un’occasione per scoprire nuove tendenze del settore, nuovi prodotti o tecniche innovative. In questo contesto, è molto importante la scelta dei relatori/docenti che interverranno e che debbono essere individuati tra i nomi più di richiamo nell’ambito di business in cui si desidera agire. Gli esempi di workshop aziendali più diffusi sono quelli organizzati in ambito bancario ed assicurativo ma anche turistico, agroalimentare, commerciale, ecc…

Mentre all’estero, il workshop è un evento che prevede effettivamente un lavoro interattivo tra relatori e partecipanti, in Italia è più simile ad un convegno. Nell’interpretazione internazionale, durante il workshop, i partecipanti oltre ad ascoltare devono anche fare qualcosa di interattivo per comprendere meglio dei concetti attraverso il fare: workshop in inglese significa bottega.

Realizzando eventi b2b, la vostra azienda avrà l’opportunità di incontrare potenziali clienti ed instaurare un rapporto di fiducia. Dopo aver letto il nostro articolo, imparerai le basi dell’organizzazione di un workshop o evento aziendale b2b.

 

Definizione del pubblico target del workshop

L’obiettivo principale di chi desidera organizzare workshop di successo è quello di raggiungere il pubblico target. Occorre, innanzitutto, identificare le caratteristiche specifiche dei potenziali clienti a cui ci si vuole rivolgere. Nel Marketing, si parla del concetto di personas, ovvero dell’identikit del vostro cliente ideale. Adottando questa approccio, si avrà modo di definire interessi, comportamenti, bisogni del vostro pubblico target e realizzare eventi b2b che soddisfino le sue aspettative.

Lo studio delle personas avviene tenendo in considerazione diverse fonti, la più importante di queste sono gli Analytics di Google. Grazie a questa preziosa risorsa potete monitorare le interazioni dei vostri utenti all’interno del sito web e conoscere molte caratteristiche sociali e comportamentali. In questo caso vale più di tutto il detto “La conoscenza è potere”!

Esempio di una buyer persona:

• Donna età 35-50 anni
• Residente nel nord Italia
• Interessi: news, serie tv …
• Almeno un click sul sito aziendale

Cosa fare se non ho queste informazioni? Non ho google analytics o abbiamo pochissime visite sul sito? Non c’è problema, Google Ads e Facebook offrono già la possibilità di segmentare il pubblico in modo molto dettagliato.

Dopo aver capito cos’è un workshop e come identificare il vostro pubblico target, scopriamo gli elementi chiave della promozione di un evento b2b.

 

Realizzare una landing page efficace

L’organizzazione di eventi b2b parte dalla creazione di una landing page efficace. Si tratta di una pagina web di atterraggio per gli utenti interessati a partecipare che riporti una call to action chiara ed esplicita, oltre ai dettagli sull’evento. Grazie ad una strategia di promozione eventi ad hoc, il vostro pubblico target dovrà essere indirizzato verso la landing page.  A questo punto, se la vostra pagina sarà realizzata a dovere, i potenziali clienti effettueranno la registrazione al workshop sulla landing. Se la landing page dovesse risultare debole o poco chiara vanificherebbe i costi sostenuti per portare traffico sulla stessa. Vediamo quindi quali sono gli elementi chiave di una landing page incisiva.

Struttura landing page evento

Una landing page efficace deve, in prima battuta, essere accattivante. Si dovrà identificare una cosiddetta Hero image, un’immagine d’impatto scelta anche grazie all’identikit del vostro utente ideale. Altrettanto importante sarà la presenza di una call to action (CTA) chiara che conduca l’utente a finalizzare l’iscrizione. Solitamente la call to action è inserita in un bottone o in un banner e posizionata in almeno 2/3 sezioni della pagina. Il miglior consiglio in assoluto per la scelta della CTA è quello di non essere banali e di scegliere una frase breve e creativa. Combinando la scelta di una Hero Image e di una forte call to action, la riuscita del vostro evento b2b è assicurata!

Ecco alcuni esempi presi dal b2c da cui trarre ispirazione:

Nella vostra landing page dovranno comparire alcuni elementi essenziali:

• Date valore al vostro evento b2b, spiegate ai vostri utenti cosa impareranno partecipando e perché non devono perdere questa opportunità. Specificate se verranno presentati casi pratici o se prevedete delle esercitazioni o dei question time.
• Obiettivi del workshop: informate il vostro pubblico in modo chiaro e conciso utilizzando parole chiave. Segnalate se verranno analizzate nuove tendenze di settore o spiegate normative o insegnate tecniche particolari.
• Relatori: indicate i nominativi, le qualifiche e inserite una foto ed una breve biografia. Sottolineate i punti di forza dei vostri relatori e le loro competenze.
• Indicate luogo e data del workshop, possibilmente inserendo anche una mappa e un save the date.
• Utilizzate i contatori: è importante sottolineare la scarsità/esclusività dell’evento quindi indicate ed aggiornate i posti rimasti.

 

Funnel e segmentazione dei partecipanti

Di grande importanza per chi si occupa di organizzare workshop ed eventi è la mappatura delle conversioni. Questa si può realizzare attraverso più strumenti, in particolare Google Tag Manager e Pixel Facebook, che possono aiutare nell’analisi. Il modello tradizionale del marketing per la mappatura delle conversioni è il funnel che viene impiegato per spiegare il percorso compiuto dall’utente prima di effettuare l’iscrizione. Analizzando le diverse fasi del funnel di conversione, si evidenziano le best practice sulle quali puntare e si possono rafforzare le azioni secondarie.

Il funnel si costituisce di diverse fasi:

• Awareness: fase in cui l’utente prende coscienza dell’esistenza di un prodotto, di un brand o di un evento.
• Familiarity: Il particolare brand, prodotto o evento viene percepito dall’utente come caratterizzato da maggior valore rispetto a ciò che propone la concorrenza.
• Consideration: l’utente valuta l’acquisto informandosi su prezzi, vantaggi e svantaggi, caratteristiche, anche confrontandoli con altre proposte della concorrenza.
• Purchase: l’utente procede con l’acquisto del prodotto/servizio o alla registrazione all’evento.
• Loyalty: Il partecipante al workshop, dopo aver partecipato ed essere rimasto soddisfatto dall’esperienza, conserva un’immagine positiva del brand. Probabilmente sceglierà di nuovo i vostri eventi in futuro e parlerà positivamente della vostra azienda.

Utilizzando Google Tag Manager, tool che si occupa di tracciare le attività degli utenti nel vostro sito web, avrete a disposizione dati importanti per valutare l’efficacia della vostra strategia. Inoltre inserendo il Google Tag Manager potete implementare anche il Pixel Facebook nella vostra landing page per monitorare l’efficacia delle vostre campagne lanciate su Instagram e Facebbok. In entrambi i casi dovrete inserire uno snippett di codice che aiuterà la vostra attività di organizzare workshop. Comprensione e analisi dei comportamenti del vostro pubblico target sono elementi fondamentali nell’ambito della promozione eventi.

L’immagine vale mille parole, quindi consigliamo di dare un’occhiata a queste due landing page che promuovono degli eventi:

 

Organizzare workshop: quali canali di comunicazione usare

Quando promuovete il vostro evento dovete avvalervi di diversi canali di comunicazione. Per pianificare al meglio queste azioni spesso non bastano le nozioni di base sul traffico web, ma sarebbe consigliabile affidarsi ad un esperto del settore come Prime Consulting. Il traffico web primario canalizzato alla landing page del workshop deve essere generato con azioni mirate di mailing, pubblicità Google Ads, annunci Display e conversione del traffico organico. I social media sono invece molto utili per attività di retargeting. Il messaggio da veicolare sarà necessariamente differente, nel primo caso sarà mirato ad incuriosire, nel secondo a ricordare e a lanciare la call to action ovvero iscrizione all’evento. Organizzare un evento b2b o workshop non è costoso se conosci bene gli strumenti per generare traffico web verso la landing page.

 

Canali per generare traffico web primario:

• Nell’ambito dell’organizzazione eventi b2b, è fondamentale prevedere dei sistemi di conversione del traffico organico del proprio sito web. A questo scopo potete inserire dei link negli articoli del vostro blog aziendale, nella lista eventi, nelle news. Se possibile, introdurre nel piano editoriale di questi canali articoli ad hoc che spieghino cos’è un workshop, le opportunità che offre, ecc… Sarà inoltre molto utile creare dei pop up con call to action, finestre caratterizzate da una grafica semplice e accattivante che attirino l’attenzione dell’utente.
• Quando si decide di organizzare un workshop, le prime persone da invitare sono quelle della vostra Mailing list! Con una comunicazione efficace, breve e d’impatto, potete assicurarvi facilmente i primi partecipanti.
• Persone alle quali non sarà necessario spiegare cos’è un workshop si possono trovare sul social business per eccellenza: Linkedin. La strategia migliore, in questo caso, è quella degli inviti diretti agli utenti più in target. Saranno felici di ricevere il vostro messaggio perchè conterrà informazioni di valore e di grande interesse.
• Con gli annunci di Google Ads (ex Google Adwords) avrete modo di raggiungere una fetta molto ampia dell’utenza interessata a quello che presentate. Google Ads propone due tipi di annunci pubblicitari, Search e Display. Gli annunci Search sono testuali e compaiono nei risultati del motore ricerca. Gli annunci Display sono, invece, costituiti da immagini e testo e vengono inseriti nelle pagine di pubblicazioni, app e blog specializzati.

 

Canali per il Retargeting:

• Colpire nel segno al primo tentativo è più una eccezione che regola. Gli eventi b2b e workshop soprattutto se a pagamento richiedono una valutazione approfondita da parte del vostro potenziale invitato. Per esempio l’utente vede l’annuncio su Linkedin, va sulla landing ma poi gli squilla il telefono e così lui riprende a fare altro e magari chiude la pagina e poi si dimentica. Quindi è importante impostare il retargeting di Google Ads e Facebook. Bastano pochi secondi di permanenza sulla landing page per consentirci di “inseguire” l’utente in un periodo massimo di 90 gg con dei messaggi mirati che lo stesso troverà sui social o leggendo le news. Grazie alle inserzioni posizionate su questi canali, sarà possibile mostrare nuovamente all’utente l’opportunità di completare la registrazione e partecipare al all’evento b2b.
• Avendo implementato il funnel di iscrizione che prevede dei questionari, possiamo fare un retargeting più fine, mostrando messaggi diverse a segmenti di partecipanti diversi.
• Inoltre se si fatica ad ottenere traffico web primario, è possibile utilizzare i dati raccolti dalla landing page sugli utenti per generare attraverso Facebook e Google Ads un pubblico target simile a quello che c’è stato sul sito.

Riepiloghiamo i concetti sui canali di comunicazione utilizzati per promuovere un’evento b2b:

1. La landing page dell’evento deve ricevere traffico web primario che verrà convertito in iscrizioni.
2. Il traffico web primario può essere convertito dal traffico organico del sito aziendale o acquistato con Google Ads (compreso youtube) Facebook/Instagram o Linkedin.
3. I visitatori, scorrendo la landing page vengono tracciati da Google Analytics e Pixel FB e quindi possono essere “inseguiti” dai messaggi di retargeting detto anche remarketing.

 

Promuovere un workshop: il content plan

Quando si desidera organizzare workshop, un altro fattore chiave è quello di pianificare un content plan dedicato. Cos’è un workshop e quali azioni intraprendere per promuoverlo vi sarà ormai chiaro, ma quali contenuti si dimostrano più rilevanti per catturare l’attenzione? L’obiettivo del piano editoriale (o content plan) è proprio quello di fornire agli utenti dei contenuti di valore. In questo modo si favorisce la fase di “Familiarity” del funnel, un passo fondamentale per raggiungere la conversione.

Messaggi e contenuti per preparare il pubblico

• Guide: dimostrare competenza e veicolare contenuti interessanti per il vostro pubblico target.
• Questionari: questo mezzo è molto importante per organizzare workshop che soddisfino le aspettative del pubblico. Sarà inoltre utile indagare la conoscenza dell’utente: il vostro pubblico sa cos’è un workshop? Quanto valore viene attribuito dai vostri contatti alle attività formative o a quelle di networking?
• Reminder: tra la fase iniziale di organizzazione workshop e l’effettivo svolgimento dell’evento, passa, solitamente, almeno un mese. Di conseguenza, è importante pianificare due reminder da inviare ai partecipanti. Le tempistiche in cui effettuare i reminder sono una settimana prima e nei due giorni precedenti l’evento.

Messaggi e contenuti post evento

Terminato l’evento, avete a disposizione diversi strumenti per consolidare i risultati ottenuti e generarne di nuovi. Infatti, se è importante capire cos’è un workshop, come si organizza e promuove, è altresì fondamentale intraprendere azioni mirate post evento. Questo permetterà di ricavarne ulteriori vantaggi.

Come sosteneva Peter Ferdinand Drucker, padre della scienza del management:

“Scopo del business è creare i clienti e mantenerli.”

• Dopo aver consultato la Checklist dei partecipanti all’evento, inviate loro le presentazioni utilizzate dai relatori per gli interventi. Sarà certamente un “regalo” gradito che rafforzerà il rapporto di fiducia recentemente instaurato.
• Un’altra azione utile riguarda l’invio di questionari di soddisfazione. Grazie a questi strumenti potrete scoprire punti di forza e punti deboli del workshop. Inoltre, darete conferma al vostro pubblico di avere a cuore la sua opinione e le sue valutazioni.
• Tra i messaggi post evento b2b più utili e vantaggiosi sono quelli che promuovono sconti su pacchetti e servizi. Se possibile, questi vanno previsti in esclusiva per i presenti al workshop.

Conclusioni: vantaggi e svantaggi di organizzare un workshop

Dopo aver capito come si organizza e si promuove un evento b2b, identifichiamo i vantaggi e gli svantaggi di questa strategia di marketing. L’obiettivo più importante che si raggiunge con gli eventi aziendali è l’opportunità di un contatto diretto con potenziali clienti o partner, con i quali si instaura un rapporto di fiducia. Rispetto alle fiere ed esposizioni, il workshop è un evento più intimo, dove i partecipanti sono focalizzati solo sui relatori. Il workshop è un’esperienza che si ricorda e si condivide volentieri con amici, colleghi o partner in affari. Per ottenere questo risultato è fondamentale che i partecipanti siano realmente target e l’evento sia molto ben organizzato. Il funnel aiuta molto a segmentare i potenziali clienti ed un buon content plan prepara i partecipanti ai temi che verranno trattati durante il workshop.

Gli unici svantaggi sono tempi e costi: per organizzare bene un workshop ci vuole almeno un mese di anticipo e bisogna coinvolgere relatori importanti. L’intimità dell’evento significa che i costi organizzativi sono in un certo senso a carico dei pochi partecipanti che poi siglano i contratti. Servono inoltre competenze specifiche per dimostrare di essere veramente esperti del tema trattato presentando anche qualche case study aziendale. Spesso nelle aziende non mancano questi tipi di competenze tecniche, manca invece la capacità di utilizzare il traffico web in maniera efficiente per generare nuovi lead ed invitare persone al di fuori della mailing list aziendale.

Se stai organizzando un evento b2b o workshop e non vuoi rischiare di portarci persone non target, chiedi un preventivo a primeconsult.it.